Ile kroków powinien mieć idealny proces, aby nie zabijać kreatywności?

Badania nie podają jednej liczby kroków procesu kreatywnego: modele mają od 4 do 17 etapów, a największy powstał na grupie 28 studentów. Dla firmy rozsądną ramą jest od 5 do 7 głównych kroków, ale tej liczby nie wyznaczyło żadne badanie. To kompromis między kontrolą a swobodą. Ważniejsze od liczby jest to, które decyzje trzeba uporządkować, bo właśnie nadmiar zatwierdzeń i zbyt wczesna ocena gaszą pomysły.

Dlaczego badania nie podają jednej liczby kroków

Szukanie uniwersalnej liczby etapów procesu kreatywnego szybko kończy się rozczarowaniem. Przegląd modeli procesu twórczego pokazuje kilka podejść, które różnią się nawet podstawowymi założeniami (Botella, Zenasni i Lubart, 2018):

• model 4 etapów Grahama Wallasa, jeden z najczęściej przywoływanych,
• modele zakładające 5, 6 lub 7 etapów,
• rozbudowany model 17 etapów opisujący proces twórczy w sztukach wizualnych.

Autorzy przeglądu podkreślają brak zgody co do liczby i charakteru etapów, ponieważ proces zmienia się zależnie od dziedziny, zadania i uczestników. Model 17 etapów powstał na podstawie badania jakościowego 28 studentów drugiego roku szkoły artystycznej. Sami badacze zaznaczają, że kolejność tych etapów i ich uniwersalność wymagają dalszej weryfikacji. Przenoszenie tej liczby wprost do firmy byłoby więc błędem.

Z perspektywy przedsiębiorcy proces kreatywny pełni 3 funkcje:

• porządkuje pracę i ogranicza chaos organizacyjny,
• prowadzi zespół od problemu do rozwiązania,
• chroni twórców przed przedwczesną oceną pomysłów.

Gdy kroków jest za mało, zespół improwizuje, pomija badania i opiera się na intuicji jednej osoby. Nadmiar kroków przynosi formalizację, wielokrotne zatwierdzanie tych samych pomysłów i przerzucanie odpowiedzialności między działami. Pytanie o liczbę kroków warto zawsze zadawać razem z drugim: które decyzje naprawdę trzeba w tym procesie uporządkować.

Punkt wyjścia: od 5 do 7 głównych kroków

Dla większości procesów twórczych w firmie rozsądną ramą jest od 5 do 7 głównych kroków:

1. zdefiniowanie problemu lub celu,
2. zebranie informacji i ograniczeń,
3. wygenerowanie wielu możliwości,
4. wybór kierunku,
5. szybkie sprawdzenie rozwiązania,
6. dopracowanie i wdrożenie,
7. ocena efektu i zebranie wiedzy.

Krótkie zadania mieszczą się w 4 lub 5 krokach. Kampania reklamowa może obejmować problem, pomysły, wybór, prototyp i publikację. Nowy produkt, usługa albo zmiana organizacyjna wymagają zwykle osobnych etapów testów, wdrożenia i oceny.

Drugi krok bywa traktowany po macoszemu, choć w polskich firmach właśnie tu leży słaby punkt. W badaniu PARP na próbie 1787 przedsiębiorstw 54,8% firm wskazało brak czasu na myślenie o innowacjach jako barierę działalności innowacyjnej (PARP, 2023).

Proces rzadko biegnie po prostej linii. Test może pokazać, że zespół źle zdefiniował problem, a rozmowa z klientem może wymusić zmianę koncepcji. Powrót do wcześniejszego etapu jest normalną konsekwencją uczenia się. Błędem jest brak miejsca, w którym zespół może świadomie zmienić kierunek.

Pomaga rozróżnienie trzech poziomów:

• etap to główny odcinek pracy, na przykład generowanie pomysłów,
• czynność to konkretne działanie w ramach etapu, na przykład rozmowa z klientem,
• kontrola to moment decyzji, na przykład zgoda na test prototypu.

Proces może mieć 6 etapów i kilkanaście czynności, a kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy każda czynność staje się osobnym punktem do zatwierdzenia.

Porada skalowalnybiznes.pl: zacznij od zapisania od 5 do 7 decyzji, które muszą zapaść w projekcie. Czynności prowadzące do tych decyzji dopisz dopiero potem. Taka kolejność skutecznie hamuje rozrastanie się procedury.

Liczba kroków zależy od ryzyka i powtarzalności

Długość procesu wynika z trzech czynników: ryzyka, powtarzalności zadania i kosztu błędu. Zestawienie typowych sytuacji:

Rodzaj pracy	Przykład	Zalecana złożoność	Główne ryzyko
powtarzalna	cotygodniowy raport, obsługa reklamacji	od 3 do 5 etapów, czynności opisane szczegółowo	pominięcie czynności
kreatywna o małym ryzyku	kampania, nowy format posta	około 5 etapów, lekka dokumentacja	przedwczesna ocena
innowacyjna	nowa usługa, nowy produkt cyfrowy	od 6 do 8 etapów	koszt błędnej decyzji
regulowana lub wysokiego ryzyka	produkt wymagający certyfikacji, zmiana systemu informatycznego	więcej punktów kontroli	zgodność i bezpieczeństwo

Projekty innowacyjne, takie jak zmiana sposobu sprzedaży, często dotykają fundamentów firmy. Przed ich rozpisaniem warto spojrzeć szerzej na budowę modelu biznesowego, bo od niego zależy, które testy w ogóle mają sens.

W procesach wysokiego ryzyka dodatkowe punkty kontrolne dotyczą zgodności i bezpieczeństwa. Formalności wdrożenia nie uzasadniają rozbudowy części kreatywnej, więc poszukiwania pomysłów pozostają tak samo lekkie jak w małym projekcie.

Jak sprawdzić, czy proces jest za długi

Samopoczucie zespołu to za mało, żeby ocenić proces. Potrzebujesz prostych wskaźników operacyjnych:

• czas od zgłoszenia pomysłu do pierwszego testu,
• liczba zatwierdzeń przed testem,
• liczba pomysłów, które trafiają do sprawdzenia,
• odsetek projektów zatrzymanych po teście,
• czas oczekiwania na decyzję,
• liczba powrotów do wcześniejszego etapu,
• liczba poprawek wynikających z niejasnego celu,
• udział dokumentacji w całym czasie projektu.

Wskaźniki służą do wykrywania wąskich gardeł, czyli miejsc, gdzie proces tworzy opóźnienie bez poprawy jakości decyzji. Nie używaj ich do wymuszania większej liczby pomysłów. Uniwersalnych progów brak, więc ustal je dla konkretnego zespołu i poziomu ryzyka.

Rozmawiaj osobno z trzema grupami. Twórcy widzą liczbę formularzy, osoby decyzyjne widzą brak danych, a wykonawcy dostrzegają problemy pominięte wcześniej. Podobna dyscyplina przydaje się przy ustalaniu, ile celów na kwartał firma realnie udźwignie.

Skracaj proces, gdy kolejne kroki powtarzają wcześniejsze decyzje. Rozbuduj go, gdy zespół pomija ważne informacje, testuje zbyt późno albo wdraża bez oceny skutków. Idealny proces ma tyle kroków, ile potrzeba do ochrony jakości decyzji, i nie więcej, niż zespół stosuje bez ciągłego pilnowania procedury.

Porada skalowalnybiznes.pl: przez 4 tygodnie mierz czas oczekiwania między etapami, a pracę twórczą zostaw bez stopera. W wielu firmach największe opóźnienie powstaje podczas czekania na decyzję.